회의 잘하는 법 (Scrap)

 

	회의 잘하는 법(1) “수첩을 던져 버려라!” 국내 최초 국제공인 퍼실리테이터 채홍미 대표의 “만사소통"
	기사입력 2014.11.19 09:34:04  |  최종수정 2014.11.19 11:39:30

세계적으로 하루에는 약 5,000만 건의 회의가 열리며, 우리나라 직장인은 1년 평균 721시간 회의를 합니다. 연간 근로시간이 2,163시간 이라는 점을 고려하면 한국 직장인들은 하루에 1/3을 회의시간으로 보내는 셈이죠. 

하지만, 설문결과에서도 알 수 있듯이 직장인들 절반 이상이 회의문화에 불만을 갖고 있습니다. 실행력이 없고 효율이 떨어지고(65.3%), 회의가 너무 많고 길(30%)어서 입니다. 많은 사람들이 회의문화에 변화가 필요하다고 느끼고 있는 것이죠. 

저는 GE에서 오랜 기간 동안 퍼실리테이터로 활동했습니다. GE의 잭웰치 회장은 비효율적인 회의를 없애고 보다 창의적인 아이디어가 자유롭게 교환될 수 있는 분위기를 만들기 위해 “퍼실리테이션 회의가 아니면 회의하지 말라”고 지령을 내리셨죠. 

※ 퍼실리테이터란? 회의 참석자 간 다리 역할을 수행하는 회의 진행 전문가입니다. 체계적인 질문과 피드백을 통해 아이디어를 공유시키고 참여와 소통이 가능한 회의가 되도록 하는 사람입니다. 즉, 퍼실리테이션은 소통 전문가 입니다. 참, 별난 직업도 다 있죠? 해외에서는 많은 기업들이 채용하고 있고 국내 중견그룹에서도 퍼실리테이션 회의가 늘어나고 있습니다. 자유로운 의사소통과 창의적 아이디어가 발산되도록 회의를 이끄는 사람입니다. 

과거 IBM CEO 루이스 거스너는 부임 초기 현란한 프리젠테이션을 바라보면서“오페라의 관중이 되고 싶지 않거든 당장 회의실에서 프로젝터를 치워 버려라”고 지시했습니다. 

“회의할 때, 수첩을 던져버려라!” = 많은 사람들이 회의할 때 열심히 수첩에 메모를 합니다. 복기를 위한 메모도 있고, 시간 때우기 메모도 있습니다. 열심히 회의에 참석한다는 것을 보여주기 위한 메모도 있겠지요. 

실제로 보통 사람들은 65%가 시각을 통한 커뮤니케이션을 선호하고, 30%는 음성, 그리고 나머지 5%가 체감(Kinesthetic) 커뮤니케이션을 좋아합니다. 회의내용을 어딘가에 계속 기록하는 모습은 효과적인 회의를 위해서는 당연한 행동입니다. 하지만, 다양하고 창의적인 아이디어가 발산되는 회의를 하고 싶다면, 개인적인 메모가 아니라 화이트보드나 플립차트에 모든 사람들이 함께 볼 수 있도록 기록해야 합니다. 

개인 수첩은 덮고, 회의 진행자(퍼실리테이터)가 참석자들의 발언내용을 함께 공유할 수 있도록 유도한다면 회의의 논점은 명확해지고 시간 활용도는 높아집니다. 신입사원의 엉뚱한 발언을 포함해 각자의 발언 내용이 생생하게 기록하면, 신기하게도 회의 참석자들은 다른 사람들의 발언에 더 집중하고 경청하게 됩니다. 또, 서로의 의견을 쉽게 이해하고 공유 할 수 있게 됩니다. 모두가 함께 공유하는 공통의 기록물이 남기 때문에 회의의 논점도 흐트러지지 않고, 의미 있는 회의가 됩니다. 많은 조직들이 아주 간단한 것을 어렵게 생각하기 때문에 못하는 경우가 많습니다. 

중요한 워크샵의 경우에는 논의되는 내용을 그림이나 이미지로 생생하게 표현하는 그래픽 퍼실리테이터가 있으면 좋습니다. 평소 그림을 잘 그리는 직원을 그래픽 퍼실리테이터로 지정해 보세요. 구조화 된 시각정보가 참석자들의 상상력과 통찰력을 더욱 높여 줍니다. 

비효율적인 회의에 지쳤다면, 수첩과 펜은 잠시 던져버리고 회의에 참여해 보세요. 회의는 더 진지해지면서 생명력을 갖게 됩니다. 그리고 다음 회의부터는 회의진행자(퍼실리테이터)가 필요하게 되며 회의하는 것이 즐거워 집니다. 회의 내용 기록은 퍼실리테이터에게 온전히 맡겨야 합니다. 회의가 끝나면 회의 기록물을 사진으로 찍어서 참가자들과 공유하고 정리하면 짧고 강한 그리고 보다 효율적인 회의가 될 것이라고 장담합니다. "수천만 직장인 여러분, 회의할 때 수첩을 던져 버리세요! " 

 

회의 잘하는 법(2) - “미생(未生)과 완생(完生) 차이는 오프닝” 국내 최초 국제공인 퍼실리테이터 채홍미 대표의 “만사소통"
기사입력 2014.11.26 10:20:56  |  최종수정 2014.11.26 10:25:07

 

▶ 회의 잘하는 법(1) “수첩을 던져 버려라!” 먼저 보기 

드라마 미생의 한 장면

최근 인기 드라마 미생(未生)은 한국의 직장생활을 현실적으로 그려내며 많은 사람들에게 공감을 받고 있습니다. 

이 드라마에서도 한국의 회의 문화를 엿 볼 수 있습니다. 보통 팀의 리더가 회의를 주도하며, 의사 결정에 있어서도 일방적이라는 것을 느끼셨을 겁니다. 팀원들은 그저 팀장의 결정에 따르는 수동적인 조직 문화를 생생하게 보여줍니다. 

최근 이 드라마 미생에서, 프로 바둑기사 연습생 출신 신입사원 장그래 씨가 신사업 계획 수립 회의 중 파격적인 아이디어를 제시하고, 그 아이디어를 팀장이 수용하여 진행할 수 있도록 팀원들을 설득시키는 장면이 나옵니다. 하지만 많은 시청자들은 ‘드라마이기에 가능 한 일’이라고 생각을 합니다. 

현실에서는 신입사원이 아이디어를 제안하기도 어려울뿐더러 그 아이디어가 결정적인 역할을 할 수 없는 회의 분위기가 조성되어 있기 때문입니다. 

그렇다면 드라마 미생에서처럼 직급에 관계없이 모두 자유롭게 아이디어를 공유할 수 있는 방법, 미생(未生)이 아닌 활기차고 생명력 있는 완생(完生)의 회의가 되려면 어떤 방법이 있을까요? 

창의적인 회의를 위해서는 여러 가지 방법이 있겠지만, 그 중에서 `회의 오프닝`은 특별히 중요합니다. 30분의 짧은 회의라고 해도 반드시 오프닝은 해야 합니다. ‘회의 시간도 촉박한데… 오프닝을 꼭 해야 하는 걸까?’라는 생각이 당연히 들겠지요. 

하지만, 머릿속에 하던 업무가 맴돌고 있는 참석자들에게 회의 목적과 아젠다를 명확하게 전달해야만 본 게임 시작이 빨라지고 생기 있는 회의가 됩니다. `시작이 반`이라고 하죠? 회의 주제를 명확하게 하고 공감대를 형성하는 것, 그 시작이 바로 `회의 오프닝`입니다. 오프닝을 시작하면 회의의 반은 성공한 셈입니다. 

사람은 ‘엔터’를 누르면 정답을 말하는 기계가 아닙니다. 이야기할 맛이 나야 자유롭게 경계를 넘나들고 틀을 깨는 아이디어를 입 밖으로 뱉어 낼 수 있습니다. 아이디어를 생산하기 위한 일종의 워밍업이 바로 `회의 오프닝`입니다. 

오프닝은 회의의 목적과 세부 안건 및 진행 순서를 공유할 수 있도록 준비하고, 참석자 간에 서먹함을 누그러뜨릴 수 있는 내용을 담는 것이 좋습니다. 참석자의 기대사항과 실제 진행계획을 비교해 마음의 준비와 태도를 다잡아 주는 것 그리고 회의나 워크숍이 진행되는 동안 다 함께 지켜야 할 규칙을 만들고 공유하는 것 등도 회의 오프닝에 빼 놓을 수 없는 중요한 내용 입니다. 

30분 회의라면 오프닝은 5분 정도가 적당합니다. 오프닝에서 가장 중요하게 고려해야 할 것들은 바로 아이스브레이킹과 기대사항 청취입니다. 간단한 아이스브레이킹을 3분 이내로 진행하고 미리 준비한 기본규칙들을 제안하고 동의를 얻은 후, 추가 의견을 빨리 받아내면 5분 동안에도 매우 효과적인 오프닝이 가능합니다. 

보다 더 창의적이며 자유로운 아이디어가 공유되는 회의를 원한다면, 오늘부터 모든 회의에 오프닝을 준비해 시작해 보세요. 한 사무실에서 매일 얼굴을 보는 친한 사람들이 모이는 자리라고 해도 참석자들의 머리를 말랑말랑하게 해 줄 수 있는 간단한 문장으로 약식 오프닝을 준비해 시작해 보세요. 짧은 5분 이지만 분위기가 확 달라지는 것을 현장에서 바로 느낄 수 있을 것입니다. 

사실 우리나라 회의에서 오프닝은 도전과 용기가 필요할 수도 있습니다. 네덜란드의 기어트 홉스테드(Geert Hofsteded) 교수가 다국적 기업 임직원을 대상으로 조사한 ‘국가별 문화적 차이 분석’에 따르면, 한국은 ‘불확실성 회피’와 ‘권력거리 지수’가 높은 것으로 나타났습니다. 

불확실성 회피라는 것은 일정한 체계가 없어 사람들이 명확하지 않거나 예측하기 힘든 상황에 노출됐을 때 불안해 하는 정도를 말합니다. 불확실성 회피가 높은 문화권은 불확실성과 모호함에 대한 포용력이 낮고, 사회적 상식에서 벗어난 생각이나 행위에 대한 아량도 적다는 것을 의미합니다. 

또한, 권력거리지수(PDI)는 특정문화가 위계질서와 권위를 얼마나 존중하는지를 나타내는 지수입니다. PDI가 높다는 것은 상사의 말에 의존하는 경향이 강하고, 상사의 의견에 반대하거나 비판하기 어렵다는 것을 뜻합니다. 

이렇게 불확실성 회피 성향과 권력거리가 큰 조직문화의 회의에서 참석자들은 자신의 의견을 제시하기가 조심스럽고, 상사의 생각과 다른 아이디어를 말한다는 것은 더더욱 쉽지 않은 일입니다. 따라서 단순히 회의를 줄이는 것 등 모양과 형태만 바꿔서는 문제 해결이 될 수 없습니다. 더 근본적인 변화를 가져올 수 있는 방안을 모색해야 합니다. `회의 오프닝`이 바로 그 시작입니다. 

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"거의 다 왔어" "지금 출발 했습니다" 모임이 잦아진 연말, 많이 듣고, 또 많이 쓰게 될 말들입니다. 약속에 늦을 때 혹은 직장 출근 때, 심지어 늦어진 점심 재촉전화에 응답하는 중국집에서도 흔히 듣는 대답입니다. 언제나 “빨리 빨리”를 외치는 우리나라 사람들이지만, 아이러니하게도 ‘코리안 타임’이라는 말이 있을 정도로 지각의 빈도는 잦습니다. 

`코리안 타임`은 회의에서도 종종 목격됩니다. 매일 부지런하던 친구가 꼭 중요한 미팅 때 늦기도 하고, 매번 회의 때마다 5분 지각쯤은 당연스럽게 생각하는 사람들은 꼭 한 명씩 있게 마련입니다. 

효율적인 회의 운영을 저해하는 요소는 여러 가지가 있지만, `회의 시간에 늦는 사람`은 분명 이 요소 중 한 부분을 담당합니다. 누군가가 회의 시간에 늦으면 이미 도착한 사람들은 그 사람 때문에 회의를 시작할 수 없게 되거나, 지각한 사람을 위해 이미 논의한 사항을 다시 설명해줘야 하는 상황이 발생하기 때문입니다. 

# 회의 지연 1/3은 지각생 문제 = 조직과학 전문가인 스티븐 로겔버그(Steven G. Rogelberg)와 그의 동료 연구자들이 회의 지각과 관련한 조사를 한 결과 응답자의 37%는 `회의가 예정 시각보다 늦게 시작된다`라고 응답했으며, 회의가 지연되는 이유는 `회의에 지각 하는 사람들이 있어서`라고 답변했습니다. 

그렇다면 효율적인 회의를 위해서 여기서 생각해 볼 문제가 생깁니다. 과연 회의에 늦는 사람을 위해서 기다려야 하는 것일까? 아니면 사전에 약속된 회의시간을 어기지 않고 지각자 없이 회의를 시작해야 하는 것일까? 

답은 단순 명료합니다. 참석자들이 자리를 다 채우지 못하고 있다는 심리적 부담감에 말처럼 쉽지는 않겠지만, 정시에 정확하게 시작하는 것이 중요합니다. 회의시간을 지켜 정시에 도착한 참석자들을 우선 배려하는 것이 옳기 때문입니다. 다만, 회의에 늦는 사람 또한 배제되지 않는 분위기를 미리 만들어 두는 것도 중요합니다. 지각자가 배제되지 않는 정시회의를 위해서는 다음과 같은 세 가지 원칙이 필요합니다. 

문 가까이 빈 좌석 배치 센스 

늦게 도착한 사람들에게 과도하게 미안한 마음이 들도록 하는 것은 회의의 전체적인 분위기에도 부정적인 영향을 미치게 됩니다. 문 가까이 빈 좌석을 배치하는 등의 사소한 배려는 늦게 도착한 사람들로 하여금 최대한 자연스럽게 회의에 동참할 수 있는 장치가 되어줍니다. 

지각생을 위한 아이스브레이킹 

아이스브레이킹은 자유로운 회의 분위기를 조성해 주는 역할을 하지만 때로는 지각한 사람들을 위한 배려의 도구가 되기도 합니다. 본 회의에 바로 들어가기 전 시간을 확보할 수 있으며, 몇 명이 미처 참여하지 못한다 해도 오프닝을 통해 조성된 화기애애한 분위기에는 큰 영향을 주지 않게 됩니다. 

구글 회의 8계명 … 특히, 시간은 엄격하고 냉정하게 

구글(Google)에는 `회의의 규칙`이 있다고 합니다. 에릭 슈미트 구글 회장과 조나단 로젠버그 전 구글 부사장이 공저한 책 `구글은 어떻게 돌아가나? (How Google Works?)’에 ‘구글 회의 8계명’이 담겨 있습니다. 

△모든 회의에는 중립적인 리더(퍼실리테이터)가 필수 △뚜렷한 목적과 철저한 준비 △정보공유나 브레인스토밍 회의에도 주재자가 있어야 한다 △꼭 필요할 때에만 회의를 개최 △회의 참석자는 8명을 이내 △필요한 사람만 회의에 참석시킨다 △시간은 엄격하게 △회의시간 집중! 

회의는 정시에 시작되어야 정시에 마칠 수 있습니다. 엄격한 시간관리는 회의 전반적에 대한 신뢰 확보에 중요합니다. 

만약, 회의참석 예정자의 절반가까이 오지 않은 상황이라면, 사전 전달의 문제 또는 당일 교통상황의 특수함과 같이 대다수 참석자들에게 해당되는 문제가 발생했을 확률이 높다고 봐야 합니다. 이러한 경우에는 조금 기다리는 것이 예의의자 전반적인 분위기 관리에 도움이 됩니다. 단, 정시에 도착한 참석자들에게 충분히 이유를 설명하고, 공감대를 형성한 후, 10분 정도 후에 시작하겠다는 명확한 안내를 하는 것이 좋습니다. 

[채홍미 인피플 컨설팅 대표]
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채홍미

인피플 컨설팅

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<!--[if !supportLists]-->·         <!--[endif]-->현재 주식회사 인피플 컨설팅(www.inpeople.co.kr)의 대표이사이면서 전문 퍼실리테이터로 활동 중입니다. 채대표는 과거 오랫동안 GE에서 퍼실리테이터로 활약했습니다. 삼성과 KT 등을 포함한 국내 100대 그룹과 외국계 기업, 정부기관 등의 퍼실리테이션을 진행해 오고 있습니다. 주식회사 인피플 컨설팅은 퍼실리테이션 전문 기업으로 사내 퍼실리테이터 양성을 위한 교육과 코칭도 함께하고 있습니다.